Laboratoire

La chaîne de responsabilité électronique (eCDR)

aoû. 10 2020

Pour des soumissions de meilleure qualité, utilisez notre chaîne de responsabilité électronique (eCDR) !

Les demandes d’analyse peuvent être soumises à Bureau Veritas par voie électronique, en remplissant une chaîne de responsabilité en ligne, à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. Une fois qu’une CDR électronique est créée, elle peut être enregistrée comme modèle afin d’éviter de devoir saisir à nouveau des informations répétitives, ce qui vous permet de gagner du temps et de garantir la cohérence de votre programme d’échantillonnage. Une eCDR est idéale pour le personnel de terrain et les chefs d’équipe qui veulent exploiter un flux de travail numérique pour simplifier leur programme d’analyse, améliorer la qualité des soumissions et faciliter la collaboration des équipes.

Comment envoyer une demande d’analyse par voie électronique

Image
COMMENT ENVOYER UNE DEMANDE D’ANALYSE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

 

Quels sont les avantages de la soumission d’une eCDR ?

Cohérence des données et réduction des erreurs
  • La validation automatique empêche l’omission d’informations pertinentes et la soumission d’analyses incorrectes.

  • Les données sont importées automatiquement, ce qui élimine les erreurs potentielles associées à la saisie manuelle des données.

  • L’analyse ou la déclaration de paramètres incorrects (omissions ou ajouts) est réduite au minimum, ce qui vous donne un contrôle total sur le choix des paramètres.
  • Les erreurs d’interprétation de l’écriture manuelle sont aussi éliminées.
Gagner du temps tout en garantissant la cohérence de l’échantillonnage
  • Créez des modèles réutilisables pour éviter de remplir des informations répétitives, tout en ayant la possibilité de personnaliser chaque soumission. Les modèles réduisent également le temps passé à remplir les CDR sur le terrain et garantissent une utilisation cohérente des informations au niveau du projet.
  • Les favoris peuvent être épinglés sur votre tableau de bord pour permettre de les soumettre à nouveau rapidement et facilement.
  • Donnez à votre équipe autant ou aussi peu de flexibilité que vous le souhaitez en verrouillant les modèles ou en permettant leur personnalisation. Les détails de la soumission peuvent également être modifiés à tout moment - même lorsque les échantillons sont en transit vers le laboratoire.
  • Grâce à l’accès direct aux informations de référence sur l’échantillonnage, vous pouvez vous assurer que le bon contenant et le bon agent de conservation sont utilisés en fonction des analyses demandées, ce qui élimine les suppositions pour le personnel et les techniciens de terrain.
  • Accédez aux exigences propres aux analyses demandées et diminuez les délais d’envoi des échantillons au laboratoire.
Fonctionnalités hors ligne
  • Lorsque vous perdez la connexion Internet sur le terrain, soyez assuré que vous pouvez continuer à travailler hors ligne. Téléchargez simplement votre modèle eCDR dans Excel, remplissez-le, puis téléchargez-le lorsque vous êtes à nouveau connecté à Internet et prêt à envoyer.
Collaboration
  • Collaborez avec votre équipe en examinant les soumissions lors de vos déplacements, en transmettant les exigences d’échantillonnage avec les modèles eCDR ou en discutant des résultats en partageant les données sur les dossiers ou les rapports personnalisés.
Meilleure collecte de données et création de rapports plus facile
  • Combinez les résultats dans des rapports personnalisables pour fusionner sans effort les résultats de plusieurs soumissions.
  • Ajoutez des critères réglementaires ou personnalisés pour signaler et résumer les résultats hors limites.
  • Améliorez la collecte de données de manière à :
    • les inclure dans la transmission électronique des données ;
    • les mettre à profit pour mieux signaler les dépassements ;
    • les rendre accessibles sur le portail client de Bureau Veritas comme renseignements supplémentaires sur l’échantillon.
Essayez-la dès aujourd’hui !

L'eCDR est l’un des nombreux services numériques que nous offrons à nos clients sur le portail client - il suffit de vous connecter pour commencer à l’utiliser dès aujourd’hui ! Si vous êtes un nouvel utilisateur, contactez votre représentant ou représentante Bureau Veritas ou cliquez sur le bouton S’inscrire en bas de la boîte de dialogue.

Obtenir votre formulaire de référence de suivi (CTF) : le CTF relie vos échantillons physiques à la soumission électronique. Ceci est effectué à l’aide d’un numéro de suivi unique. Le CTF fait également office de chaîne de responsabilité en vous permettant d’enregistrer les transferts de responsabilité hors ligne. Il y a deux façons d’obtenir un CTF :

  1. Vous pouvez imprimer votre CTF à partir du portail client, en y incluant les références du projet et le numéro de suivi. Localisez le dossier dans le Portail sur la page Dossiers – Ébauche ou Envoyé. Cliquez sur Imprimer le formulaire de suivi pour le télécharger en format PDF. Veuillez envoyer le formulaire signé avec vos échantillons.
  2. Si vous soumettez un nouveau dossier sur le terrain et que vous ne disposez pas d’une imprimante, des formulaires vierges sont également disponibles dans tous les bureaux de Bureau Veritas. Il vous suffit d’inscrire votre numéro de suivi de l'eCDR sur le formulaire, de le signer, de le dater et de l’envoyer avec vos échantillons.

How can you benefit from submitting an eCOC?

Consistent Data & Reduced Submission Errors

  • Built-in validations prevent the omission of pertinent information or submission of incorrect tests.
  • Data is auto-imported, eliminating the possibility of transcription errors that arise with manual entry.
  • Testing or reporting incorrect parameters (omissions or additions) is minimized — giving you full control over parameter selection.
  • Handwriting interpretation errors are eliminated.

Save Time While Ensuring Sampling Consistency

  • Create re-usable templates to avoid filling out repetitive information, while still having the flexibility to customize each submission. Templates also reduce time spent populating COCs in the field and ensure consistent usage of project-level information.
  • Favourites can be pinned to your dashboard to make repeat submissions quick and easy.
  • Provide your team with as much or as little flexibility as you like by locking templates or allowing for customization. Submission details can also be modified at any time – even while samples are in transit to us.
  • With direct access to sampling reference information, you can ensure that the right bottle and preservative are used based on requested tests, eliminating guess work for multiple field staff and technicians.
  • Access clear test requirements, reducing delays in getting the samples into the lab.

Offline Capabilities

  • When you lose internet in the field, rest assured that you can continue to work offline. Simply download your eCOC template in excel, fill out the template, then upload when you are back in range and ready to submit.

Collaboration

  • Collaborate with your team by peer-reviewing submissions while on the go, cascading sampling requirements with eCOC templates or discussing results by sharing job data or custom reports.

Supports Enhanced Data Gathering and Reporting

  • Combine results into customizable reports to effortlessly merge results from multiple submissions.
  • Add regulatory or custom criteria to flag and summarize result exceedances.
  • Gain the ability to enhance data that’s being captured, so it can be:
    • Included in electronic data deliverables (EDDs).
    • Leveraged for more accurate exceedence reporting.
    • Presented in Bureau Veritas’ Customer Portal as supplemental sample information.

Try it today!

The eCOC process is one of the many digital services we provide to our customers on the Customer Portal—simply login to the Customer Portal. If you are a first time user, please contact your Bureau Veritas representative or select the Register link at the bottom of the sign in box.

Getting Your Custody Tracking Form (CTF): The CTF links your physical samples to the electronic submission. This is done with a unique tracking number. The CTF also acts as the chain of custody by allowing you to record custody transfers offline. There are two ways to get a CTF: 

  1. You can print your CTF from the Customer Portal with the project references and tracking number included. Locate the job in the Portal on the Jobs – Draft & Submitted page. Click “print tracking form” to download a PDF. Please ship the signed form along with the samples.
  2. If you are submitting a new job from the field and don’t have a printer, blank forms are also available at all Bureau Veritas locations. Simply write your eCOC tracking number on the form, sign, date and ship the form along with the samples.